 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
中國文化大學校友總會上海分會 2013年第一次理監事聯席會議記錄 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
時 間：2013年10月19日下午14：00 地 點：陶饕然百家仟味(818店) 主 席：莊震霆 記 錄：李家豪 出席人員：理事：詹訣鑠、毛傳凱、余大任、葉君豪、楊舜仁、曾慶輝、黃至堯 監事：侯敏正、黃家麟、林俊仁 列 席 人：李盡美、文國泰、胡韻玫、蔡木盛、陳一榮、廖郁菁、鄭智仁、李家豪、 一、主席報告： 2012年5月校友會成立到現在快速的成長由20多位校到成長到80多位。針對未來上海校友會著重於商機、生存、生活等三方面加強。並希望有更多的年青的校友參與校友會的發展。由楊舜仁學長帶領唱校歌。 二、監事長致詞： 任何組織經費很重要那在這一次我提案建議會員收費與及募款請討論案會員入會費100元 年會200元 校友會基金勸募計畫。 三、工作報告 2013年第一次理監事會議很高興有很多學長姐來參與。 由2012年5月到今的會務內容如下： 1、校友的擴展。 2、校友聯繫平臺的建立。 3、校友聯誼活動。 4、與母校聯絡交流活動。 5、與其他文大校友會的聯繫。 6、未來成立各小組 協助各小組運作制度化。 7、建立年度工作計畫 活動提案制度。 8、籌備明年四月會員大會事宜，強化會員報到入會制度收會費 專人負責校友會基金勸募計畫。 9、目前校友會尚未開始收會員費，唯一收入為會長捐款一萬元，支出各種聚會補助支出5340元與金門校友會賀金一千元，目前剩餘10000-5340-1000=3660元(2013/10/19)。（詳細內容如會議資料附件一）。 今日有五個討論提案。在下一個階段討論。 會長：各位理監事、列席代表對下列五個提案有程式上有沒有問題? 蔡木盛學長：因為部分理監事工作繁忙針對章程上的問題。建議優先討論： 四、提案討論 提案五：提案修改章程建議案：「理事會會議理事可委託請本會校友代理，但以三分之一為限」(提案人莊震霆會長 蔡木盛學長) 說 明：校友會是社會公益團體，並非營利性組織，應該更有彈性。 討論內容： 會長：大家有沒有異議?先討論提案五提案修改章程建議案：「理事會會議理事可委託請本會校友代理，但以三分之一為限」(提案人莊震霆會長 蔡木盛學長)。 蔡木盛學長：對於章程第二十九條（參考附件章程），理監事應出席會議，理監事不得委託出席。這一章程修改為「理事會會議理事可委託請本會校友代理，但以三分之一為限」。 黃家麟學長（法律系）：建議理、監事出席可委託本校校友出席，但三分之一會產生誤解跟程式上疏漏。舉例如果理監事總人數15人。只要過半可以開會。那只要8個人就可以開會。但是以三分之一為限的話。那有5個人可以委託代理。理監事8個人開會中有5個人是委託人在開。是不是在程式上或實質上對於開會的內容會有問題。針對這一點章程上的問題大家討論一下。還有第二十八條會議召集時除臨時會議外，應於七日前以書面通知。是否可以連議程也在7日前通知。這樣所有的與會代表才知道我們要討論的議題。而不是來才知道。謝謝。這邊針對這一點也提出問題。建議：會議召集時除臨時會議外，應於七日前以書面將議程及時間地點發出通知 毛副會長：這一個方面，有一個建議。因為很多理監事只公務不克前來參與會議。建議如下： 一、建議可增加視訊會議。 二、視訊會議是否為代理出席? 三、簽到用傳真代替。 會長：這個建議很好。執行長執行上有沒有問題? 楊舜仁執行長：目前這個有執行上的問題，請林俊仁監事（資訊背景）說明可行性。 林俊仁監事：技術上的問題基本上沒有問題。會後與毛副會長討論。 會長：會後討論一下如何執行。針對二十八條、二十九條章程麻煩法學背景家麟協助修改。謝謝。 決議：同意修改章程第二十八條、第二十九條： 新舊條文對照如下表所示，修改文字部分加註下底線
提案二：通過新增本會執行單位工作小組組織與小組分工說明 說 明：本會因會員大幅增加，需要調整強化現有的執行團隊，增加各項校友服務事項功能。於執行長下設置工作組，於工作組下設置以下各組，以及各組工作說明。(詳細內容請參考議程內容附件二) 討論內容： 文國泰學長：建議新增一個生活組：就教育、醫療、就業、居住等提供相關協助。 蔡木盛學長：建議資深顧團獨立出組職圖外。 黃家麟監事：可以找校友經驗多且願意對的校友付出的人來參與。 余大任理事。資深顧問組針對功能性是否開放非本校校友，由會長發放証書即可。 毛副會長：活動組的工作量太大，在分配上可能不均。有4點建議： 1.建議調整分工。 2.未來顧問群是否為校友? 3.會員資料的管理及保密。 4.是否改為委員會下分組? 決議： 先按照目前的的組別，新增一個生活組。 提案三：通過新工作小組組織新增工作人員任命案。 說 明：依據中國文化大學校友總會地區分會組織簡則第二十二條規定，地區分會置執行長一人，承會長之命處理地區分會事務。其他工作人員若干人，由會長提經理事會通過後聘免之，並報校友總會製發聘書。(詳細內容請參考附件三決議： 討論內容： 楊執行長：我們介紹一下請各組組長說明未來組別發展的方向。 文化組長胡韻玫學姐：內容詳如議程資料附件五。 高爾夫球組長文國秦學長：內容詳如議程資料附件五。 資訊組長林俊仁監事：建立完善網站及手機app等方式加強。並與文化咖啡做系統上的結合。視訊會議的使用。 會員組長李家豪：建立完善人員報到等相關SOP流程，人員資料的保密建全。有關於其他校友的資料、資訊及相關的章程檔需要楊執行長的協助。 會員組副會長鄭智仁：我與家豪是同班同學，我們會盡力把工作做好。 資深顧問組蔡木盛學長：我今年年底要退休了。到時候回台灣。這個工作可能沒有辦法做好。但我會協助校友。 賴副執行長：我會盡力完成各項會務的推動與執行。 黃家麟理事：針對中國文化大學校友總會地區分會組織簡則第二十二條規定。這個不是我們的章程，是否可依據本會第二十一條本會置執行長一人，承會長之命處理本會事務。其他工作人員若干人，由會長提經理事會通過後聘免之，並報校友總會備查。來執行。 決議： 同意通人各組組長人選：據本會第二十一條 本會置執行長一人，承會長之命處理本會事務。其他工作人員若干人，由會長提經理事會通過後聘免之，並報校友總會備查。來執行。
提案四：各組工作計畫與未來半年工作計畫 (2013.11-2014.04) (請參考附件四五) 決議：2014年4月26日開會員大會。
提案五：會員收費與及募款請討論案 (提案人侯敏正監事長)會員入會費100元 年會200元校友會基金勸募計畫 討論內容： 侯監事長：參考其它各校建議收費用，有經費我們才能提供更完善全面服務更多的校友。 毛副會長：收會費，這個我們在往後辦活動時，可以區分會員及非會員。使會員享受到福利。 蔡木盛學長：我們應該運用我們文化的資源，文化人才多。在商業上大家把資源整合起來。一起為校友會的資金努力。這個才能對使我們的文化校友會壯大。 決議：開始執行章程中規定收會費300元(會員入會費100元 年會200元)，即日生效。 出已收2013年10月19日出席會議之會員共19員，總計收到會費金額5700元人民幣，名單如下排名不分先後黃家麟、詹訣鑠、林俊仁、毛傳凱、莊震霆、余大任、侯敏正、葉君豪、楊舜仁、曾慶輝、李盡美、文國泰、胡韻玫、蔡木盛、陳一榮、廖鬱菁、鄭智仁、李家豪、劉璟芳。 另通過建議案會長個人贊助會費2萬元、副會長1萬元、監事長3000元 因目前無財務組人員。故先收繳會費暫由會員組組長李家豪代管。後續會費收繳方式流程由會長、副會長、執行長等討論後定案。 主 席：（簽名） 記 錄：（簽名） 中國文化大學校友總會上海分會 2013年第一次理監事聯席會議議程 會議名稱：中國文化大學校友總會上海分會2013年第一次理監事聯席會 開會時間：2013/10/19 (六) 下午1:30-5:30 (一點半報到 2點正式開始) 開會地點：陶饕然之佰家仟味(818店) 上海市靜安區南京西路818號818廣場5樓(近石門一路) 南京西路地鐵站 二出口附近 電話： 021-62177793 主席：會長 莊震霆 出席人員： 應到 理事十五人 監事五人 請簽名 列席人員： 相關工作委員會或工作小組人員 議程 （一） 報告出席人數 （二） 主席宣佈開會 （三） 唱校歌 （四） 通過本次會議議程 （五） 主席致詞 （六） 報告事項 會務工作報告(詳細內容請參考附件一)。
（七）討論提案： 提案一：通過新增本會執行單位工作小組組織與小組分工說明 說明：本會因會員大幅增加，需要調整強化現有的執行團隊，增加各項校友服務事項功能。於執行長下設置工作組，於工作組下設置以下各組，以及各組工作說明。(詳細內容請參考附件二)
提案二：通過新工作小組組織新增工作人員任命案。 說明：依據中國文化大學校友總會地區分會組織簡則第二十二條規定，地區分會置執行長一人，承會長之命處理地區分會事務。其他工作人員若干人，由會長提經理事會通過後聘免之，並報校友總會製發聘書。(詳細內容請參考附件三)
提案三：各組工作計畫與未來半年工作計畫 (2013.11-2014.04) (請參考附件四五) 提案四：會員收費與及募款請討論案 (提案人侯敏正監事長) 會員入會費100元 年會200元 校友會基金勸募計畫 提案五：提案修改章程建議案：「理事會會議理事可委託請本會校友代理，但以三分之一為限」(提案人莊震霆會長 蔡木盛學長) 說明：校友會是社會公益團體，並非營利性組織，應該更有彈性。 （八） 臨時動議 （九） 散會
附件一 執行長會務報告 本會目前工作重點 自去年2012五月五日成立以來，目前工作情況如下
1. 校友的擴展 目前微信群有80人 校友名單約90人
2. 校友聯繫平台的建立 網站 建置 http://ccush.cecclub.com 網路相本的設置 www.cecclub.com/ccupic
微信群的開啟 目前有81人 未來將開設個工作組興趣群
3. 校友聯誼活動 舉辦過各種校友小聚會大約5次 小小型聚會7-10人 小型聚會15-25人
4. 與母校聯絡交流活動 幹部參與母校校慶 返校日 團結共識營 金門分會成立大會 南京大學姊妹校交流 復旦大學姊妹校交流
5. 與其他文大校友會的聯繫 接待校友總會理事長 副理事長 秘書長 台北與高雄分會執行長到訪
6. 未來成立各小組 協助各小組運作制度化
7. 建立年度工作計畫 活動提案制度
8. 籌備明年四月會員大會事宜
9. 強化會員報到入會制度 收會費 專人負責校友會基金勸募計畫
10. 目前校友會尚未開始收會員費，唯一收入為會長捐款一萬元，支出各種聚會補助支出5340元與金門校友會賀金一千元，目前剩餘10000-5340-1000=3660元。(2013/10/19)
(*加註2012/5/5成立那晚十幾位學長晚宴由王德成學長結帳，金額大約2500元，事後莊會長表示該費用由校友會支付，表示願意將款項給王德成學長，王德成學長表示他願意請客，尊重請客人王德成旨意，因沒有接觸該款項，因此沒有列入校友會收支之中，校友會對於王德成學長的慷慨請客表示感謝，。)
附件二 提案一：通過新增本會執行單位工作小組組織與小組分工說明 (請參考附件) 說明：本會因會員大幅增加，需要調整強化現有的執行團隊，增加各項校友服務事項功能。決議：通過於執行長下設置各工作小組及各組工作內容說明。 1. 設立副執行長，輔助執行長推動各項會務之推動與執行。 2. 文化組：負責本會藝術文化開講活動、各種講座及參觀藝文機構或觀賞藝文表演。 3. 法律組：定期提供本會校友各種法律諮詢與法律講座及個案法律輔導協助。 4. 財務組：本會之財務收支管理、帳戶管理、預算擬定與及贊助勸募。 5. 活動組：各種非講座活動之舉辦。高球隊與及文化咖啡計畫之推展、紅酒會、會員聯誼聚會、各種晚會、KTV聚會。 6. 會員組：會員招募報到、會員福利、會員關係、母校聯繫、會員大會籌備、會員群管理。 7. 商務組：校友商務交流平台發展與商務合作項目促進。CEO聚會、投資VC、項目發展。 8. 資訊組：協助校友會網站、微博、微信群與公眾帳號等社交新媒體的資訊系統規劃管理。 9. 生活組：提供校友各種生活資訊服務，有關居住、就業、兒童教育、醫療等各種生活訊息。 10. 代表組：設置大陸地區上海文大校友會外線市城市服務代表，協助上海外縣市校友報到與校友服務工作。 附件三 提案二：通過新工作小組組織新增工作人員任命案。(請參考附件) 說明：依據中國文化大學校友總會地區分會組織簡則第二十二條規定，地區分會置執行長一人，承會長之命處理地區分會事務。其他工作人員若干人，由會長提經理事會通過後聘免之，並報校友總會製發聘書。 決議： 1. 副執行長：提名廖郁菁 Ivy 2. 文化組：提名組長胡韻玫Yumei 3. 法律組：提名組長張宜暉Kevin 4. 財務組：開放現場組長提名或後續會長補提名。(*會後會長提名Sally 王儷琄擔任) 5. 活動組：提名廖郁菁 Ivy (副執行長) 、(*會後會長提名副組長 Alice 葉欣怡) 高球隊小組長 文國泰Michael 6. 會員組：提名組長李家豪Peter、副組長鄭智仁、組員殷康妍(在校代表)。 7. 商務組：提名組長林濬承Victor BUCA BUCA。 8. 資訊組：提名組長林俊仁。 9. 資深顧問組：提名組長蔡木盛。(*蔡木盛學長表示願意協助 不願意掛名) 10. 生活組：(*會後會長提名組長鄭麗如擔任。) 11. 代表組：提名組長楊舜仁 (執行長兼任)、昆山代表林德成、副代表鄭智仁、南京代表陳誼德、慈溪/寧波代表簡廷安、廣州代表侯敏正、南通代表劉璟芳、台北代表廖郁菁(每個月來回兩岸協助與總會及母校及台灣各分會聯絡)、在校代表殷康妍(上海人法律系在校生 協助與母校聯繫協助大四畢業生聯絡工作)
附件四 未來半年工作計畫 1. 會員發展招收 (拜訪資深會員) 2. 上海校友聯絡感情聚會活動 3. 與文大鄰近分會聯絡交流 (台北,新北,金門) 4. 與母校聯繫(參加畢業就業座談/舉辦上海發展講座) 5. 籌備明年四月會員大會
半年工作計畫 (2013.11-2014.04) (部分內容根據實際做最新更新)
預算：基本上採單次活動使用者付費AA制度，活動費用設定100-200元 A 文化組工作計畫方案
提案人：胡韻梅Yumei 一、 定時文化開講：未來每三個月（每一季）邀請特別嘉賓做一次主題演講，演講內容涵蓋範圍：商業，文化，生活，藝術，教育.....等，或是以上結合。以校友關注的主題為優先。演講模式：依情況分為(1)純演說，(2）演講包含點心（3）演講包含用餐；按可能出現的演講嘉賓出席費用或用餐費用，分為不收費與收費。有需要的情況下，結合活動組在開講+餐會的合併下共同組織活動。未來半年開講提案一， 上海創業經驗之路講壇：鑒於台灣人來到上海發展多數以自行創業為主，本校在滬許多優秀校友也多有此經歷，提議邀請在滬各個領域之優秀校友組織一座談會，就在滬創業的須知與要點進行研討。為在上海對創業有興趣校友提供寶貴經驗與提點問答，已創業之校友互相切磋學習。
二、 文化賞析與活動組共同策劃＂上海博物館文物賞析巡禮+餐敘＂。上博為中國最著名的博物館之一，文物藝術品典藏的質與量在世界上享有盛名。提議安排二至三小時的館內文物介紹，瞭解中國藝術博大精神之美，爾後進行校友餐敘。方案二專題課程：就校友有興趣的專題計畫安排課程，每1或多堂課為一單元專題，多堂課程完成原則每週一次。課程主題由校友提出，開講組負責組織。譬如＂如何品味紅酒＂，＂篆刻賞析與創作＂，＂上海生活面面觀＂.......等各式校友感興趣的專題，是否收費按課程情況而定。
B 法律諮詢服務 1. 整合法律專業校友，設立專門的服務窗口，提供校友有關法律的諮詢服務。 2. 服務對象以校友個人家人與及工作企業為限。 3. 提供專業聯絡窗口，電子郵箱與及手機微信，以書面溝通語為主要服務方式，收到諮詢，於一周內做書面回復。 4. 每個月提供兩次，每次2小時之電話或是見面諮詢服務，有需要的校友可以直接與法律服務組約時間。 5. 提供基本的法律免費諮詢，如果有需要轉介紹給專業服務進一步法律服務。
C 高爾夫組活動工作計畫方案 提案人：文國泰Michael Wen （經濟系，1991畢業） 活動目的：借由高爾夫球敘，增加校友見面、交流、聯繫感情的機會，使其成為校友會常態性活動組織，及校友間運動休閒、社交活動的開放平台。 活動週期：固定球敘每月一次，固定在每月某一周，具體時間以多數人可參加的時間為主，彈性安排；遇連續假日彈性提前調整；校友間私人球敘可各自私下邀約，活動組不介入。 活動物件：有球杆、知道高爾夫基本規則及禮儀即可，差點不設限，校友可邀請嘉賓參加。 活動辦法： 1. 本活動組隊名：華岡（高爾夫球）隊。 2. 每月活動由組長發起、統計人數，並由組長尋求訂場資源的協助。 3. 設立初期以號召校友參與為主，暫不辦比賽，以提高校友出席人數；遊戲規則隨興、不設限，以趣味為主。 4. 有校友或其他組織提供獎品、禮品，則由球敘當天出席人員進行抽獎。 5. 活動費用由當日參加者自行支付，餐敘費用由參加者平攤支付。 6. 待常態出席人數達5組以後，再商議是否繳交年費、做衣帽、訂定賽制…等正規球隊的活動規則。 7. 球敘可彈性與旅遊組共同組織外地的高爾夫旅遊，若參與人數、家庭踴躍，可常態性的每年或半年舉辦一次。 8. 可主動應邀或報名其他外部組織或球隊的球賽、聯誼賽。 9. 活動聯繫、公告統一在微信群裡進行，請協助開立“華岡高爾夫”群組，對象為全部校友，內容以本組活動為主，版主為組長。 10. 增設副組長兩名，開版主許可權，以協助球敘、訂場安排，若出差、回台、外調外地時可有人立即頂替。 以上計畫提交付理監事討論通過！
中國文化大學上海校友會組織圖  |